予実管理は、「利益目標を決める」「予算を設定する」「定期チェック＆見直し」というサイクルで進めていくのが一般的です。その中でも予算目標の設定は重要で、会社に必要な利益を明確にして目標を立てることが肝になってきます。

経営者の感覚だけで「これくらいの売上なら達成できそうだ」という目標を立てても意味はありません。「今年、会社にはいくらお金が必要なのか」を考えて予算を設定しなければ、いつまでも資金繰りに悩み続けることになります。こちらでは、予実管理の手順とその失敗例を紹介しますので導入の参考にしてください。

予実管理は、「目標利益の確定」「目標予算の設定」「実績チェック・軌道修正」の3ステップで行っていくとスムーズです。

まずは予算目標を立てます。予算の作成方法はいくつかありますが、「経営に役立つための予算」というと変動損益計算※の形式による利益から逆算する方法がおすすめです。ざっくり言うと今期中に返済する借入金の額から減価償却費を差し引いた金額を目標利益とします。

目標利益が決まったら、逆算して目標売上を予算として設定します。計算は、変動損益計算形式に当てはめれば簡単な計算で求められます。変動損益計算の具体的な方法はここでは割愛します。詳しく知りたい方は「変動損益計算　方法」などで検索してみるとすぐわかるかと思います。

最後にチェックと軌道修正です。必要な利益を基に予算設定することで、「予算目標売上達成＝安定経営」となり、予算達成できていれば会社の資金は安心です。

逆に未達成の場合は、資金が不足するので注意が必要です。早急な対策を打つべきでしょう。まずは利益ダウンの原因を見つけましょう。どの商品、どんなサービス、どこの地域または店舗なのか…。状況によっては「借入金返済のリスケ」なども検討の必要があるかもしれません。

いずれにしても、予算と実績の差分をいち早く確認することが、改善と軌道修正のポイントです。「鳥の目」「虫の目」「魚の目」といわれるように、最初は大きく捉え（鳥目の）徐々に細かく見て（虫の目）いって、売上の流れを掴む（魚の目）ことが大切です。

改善点が出てくれば、当然ながらその解決策の検討と、だれが意思決定するかを決めておかなければなりません。施策の実行性を高めるために、この解決策の検討と実行への号令は疎かにはできないのです。あとはPDCAを回しながら、目標に向かって突き進んでいきましょう。

予算管理ソフトをお探しの方は、YOJiTSUをご利用ください。YOJiTSUは、予実管理により経営分析を行うクラウドソフトです。自社の財務会計データを送信することで、全ての数値を管理会計の基本である変動損益計算形式に置き換え、財務会計では見えなかった様々な経営の実態を「見える化」します。

予実管理のよくある失敗例として、

• 予算設定が低すぎたために起きる失敗
• 予算にこだわりすぎたために起きる失敗
• 細かい数字の差異の分析に終始することで起きる失敗

の3つがあります。

成長段階にある企業であれば、予算を低めに設定した場合には予実管理をする意味すらなくなってしまいます。会社にいくら利益が必要なのかを明確にし、予算達成に向けて一人ひとりが努力できるような状態にしなければいけません。

また予算にこだわりが強すぎた場合、無理やり達成しようと社員に無理をさせ、逆にモチベーションを下げさせてしまうこともあります。また、売上の水増しといった不正行為が現れやすくなるので注意が必要です。

最後に、予実分析において差異の発見は重要ですが、わずかな差異ばかりに気を取られ、次第にその分析だけが目的化してしまうこともあります。分析に時間をかけすぎたために、経営改善に向けた施策や対策の立案が疎かになる可能性があるので、これも注意したいところです。

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多忙な経営者は、経営分析にかけられる時間が限られています。そこで、予実管理ソフト「YOJiTSU」は、経営者が見たい分析資料を自動作成できるRPA機能をご用意しました。RPA機能「STORY」は、毎月見たい資料を保存しておくことができ、翌月に仕訳を送信するだけで最大100種類の分析資料が自動作成されます。

また、「STORY」に保存された経営分析の資料は、「月次報告書」としてPDF化し、印刷することができます。RPA機能「STORY」を利用し、予実管理を行うことで、これまでの手間や時間というコストを大幅に削減できます。ぜひご活用ください。

予実管理の手順とその失敗例についてご紹介しました。予実管理の目的は、あくまで経営改善が根底にあり、その対策を立てて実行していくためのものです。1年間を通して、毎月継続して取組めるように効率の良い仕組みを構築し運用していきましょう。

予実管理ソフトを導入するのでしたら、YOJiTSUをご利用ください。予実管理ソフト「YOJiTSU」は、【月額5500円】で毎月確認したい帳票を自動作成するRPA機能「STORY」、仕訳の摘要をキーにした分析、資金繰り予測、予算未達成の場合の見直し機能など、予実管理をベースとした様々な視点からの経営分析が行えます。

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