今さら聞けない?予実管理、進捗管理、収支管理はどう違うの?シンプルな経営改善なら予実管理ツールがおすすめ

予実管理、進捗管理、収支管理…この3つの違いは何でしょうか。どれもビジネスにおいては重要とされるものですが当然ながらそれぞれ意味が違います。予実管理は管理会計の手法の1つで、経営改善のために行います。進捗管理・収支管理はプロジェクト管理を行う際に使われます。

進捗管理は計画と実際の作業の進捗を把握しズレを調整することです。収支管理はプロジェクトが大幅な赤字にならないように予算と支出を把握し、納期や人件費などを調整することです。今取り組んでいる事業によって何をするべきなのか。的外れな判断を出さないためにも正しく理解しておきましょう。

予実管理について

資料の上に置かれた電卓とペン

予実管理とは、予算と実績を比較し財務状況を把握することです。ただ売上を見ても良かったのか悪かったのかの判断が難しいものです。

予算を立て実際の売上と比較することで、「ほぼ達成できたのか」「2割減だったのか」「1割増だったのか」明確な「経営のものさし」ができて経営改善に役立ちます。事業の継続において予実管理は欠かせないものと言えます。

予実管理の導入で気をつけること

予実管理を導入する際に気をつけることが大きく3つあります。

  • 予算の作成方法
  • 会社で共有する
  • 継続する

予算の作成方法

予算の作り方は多くありますが、ここでは変動損益計算による考え方を紹介します。予算というと、多くの方が前年の売上を見て、それよりも1割~2割程度増やす予算にしよう。と考えるのではないでしょうか。では、今年の目標売上は2割アップを目指し予算達成できたとして、借入金の返済、新人採用などを考慮した後の会社の資金繰りは安定しますか?

予算作成のポイントは、今年会社にいくらキャッシュが必要になるのかを明確にすることです。借入金の返済や法人税、支店や事業所の拡大、採用や昇給など会社の利益で賄うべきお金を含んだ予算を作り、達成できれば資金繰りを心配する必要がありません。

会社に必要な利益から導いた目標売上を目指すことで改善すべき課題が見つかります。(下図参照)あとは1つ1つ対策を考え実行するのみです。課題を見つけ仮説を立て対策を実行し、結果を見てまた新たな対策を実行…この繰り返しで経営は上向いていきます。

会社に必要な利益から導き出す目標売上

会社で共有する

予実管理を導入する場合、毎月の会計データを集計して比較するため経理の方の協力や、対策を実行するために現場の方にも積極的に実行してもらう協力体制が必要です。

予実管理の重要性は、社長はすぐに理解しても社員からすると手間や業務が増えるので社内の理解を深めて予実管理の導入に対して共有することが大切です。

継続する

予実管理が続かない…というのはケースとして多いです。理由は、予算と実績を比較しても数ヶ月連続で達成しているので見なくなった…。比較しても対策を考えずに何もしない…。といった状態で止めてしまうことが多いようです。とてももったいないことです。

予実管理の成果は積み重ねが大事です。継続するという強い意志を持って挑んでください。

進捗管理について

進捗管理とはプロジェクトを推進していくうえで、業務計画に対して実際の業務の進行の「ズレ」を把握することです。プロジェクトを進行していくと何かしらの課題やトラブルが発生しますから、進捗管理による進行度合いの把握と調整が決められた期間までに間に合わせるカギとなります。

進捗管理の進行で気をつけること

プロジェクトの文字とビジネスマン

進捗管理は業務進行の把握なので各スタッフのモチベーションなども影響します。大きく3つの注意点を挙げてみましたので参考にしてください。

作業内容(タスク)を細かく分ける

作業内容を細かくすることで進捗の把握もしやすく、担当者が仕事を抱え込むのを防ぎます。問題があった際にはすぐにプロジェクトチームで共有しフォローできるような体制にしておくことも大切です。

作業の予備日も考慮した余裕のある計画

作業工数は短い方が良いですが、あまりタイトなスケジュールは品質の劣化に繋がります。スタッフのモチベーションの低下にも繋がりますので必ず遅れを挽回できる予備の日も考えて進めることが必要です。

定例の進捗会議を設ける

プロジェクトがスタートすると進捗の把握が難しくなるケースがあります。初めに進捗会議を定例化しておくことで、チーム内で進捗状況を定期的に共有できます。進捗会議で意見を交わすことで信頼関係も増し、良い雰囲気でプロジェクトを進めていくことにも繋がるので重要です。

事業によってプロジェクトの大小はあると思いますが、必ずしもITツールを導入せずともホワイトボードに進行表を提示したり、エクセルで共有したりとプロジェクトに合った方法で行うのが良いでしょう。あくまでプロジェクトをスムーズに期間内に終えることが目的ということを忘れないようにしましょう。

収支管理について

収支管理とは、収入と支出を把握して支出が収入を上回らないようにすることです。収支管理というとプロジェクト収支管理のことを指す場合が多いようです。プロジェクトごとに収支管理を行うことでスタッフの追加や費用を削減して無駄のない進行が可能となります。

収支管理の重要性

進捗管理でも触れましたが、プロジェクトを進めるうえで問題がないことは稀でしょう。何か問題が生じたときにいたずらに人材や設備を投資し、赤字プロジェクトにしないためにも収支管理は重要です。プロジェクト案件は企業にとってチャンスです。このチャンスを逃さず大きな収益に繋げるためにも適切な収支管理を行いたいものです。

ここまで予実管理、進捗管理、収支管理と説明してきました。ビジネスの上ではどれも重要なことですが企業規模や内容により何をすべきかをよく検討して導入していただければと思います。

今回説明した中でも予実管理に関してはどんな企業にも必要で導入しやすいのではないでしょうか。そこで最後に予実管理の導入におすすめのクラウドツールをご紹介します。

経営改善ならクラウド予実管理ツール「YOJiTSU」が最適

予実管理ツールでおすすめなのがクラウド予実管理ツール「YOJiTSU」です。「YOJiTSU」は名前のとおり予実管理ができるクラウドツールです。毎月の売上と利益の予算達成度を見ることで、実績の増減を把握、対策を打つことで進捗管理に繋がります。

「資金繰り予定表」では資金繰り予測が可能です。借入金の返済予定や売上のサイト登録、納税予定なども登録できるので収支管理としての利用も可能です。部署ごとの業務の進捗管理や事業所ごとの収支管理となると専用のツールが必要となりますが、会社の経営改善が目的であれば、一度「YOJiTSU」による予実管理を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド予実管理ツールYOJiTSUは利便性が非常に高く、予算作成や予算の見直しをはじめ、売上分析や資金繰りの予測もできます。事前に資金繰りの予測ができると、融資の申し込みなど資金繰りに困らないよう早めの対策が可能となります。YOJiTSUはシンプルでわかりやすく、データもリアルタイムに共有できるため「予実管理が楽になった」との声も多くいただいています。

「予実管理業務に多大な時間を費やしている」とお困りの経営者様は、クラウド予実管理ツールYOJiTSUを試してみてはいかがでしょうか。サンプルデータを用いたYOJiTSUの機能がすぐ見られる無料体験版のお申し込みを受付中です。

運営会社

クラウド予実管理「YOJiTSU」は、株式会社シスプラで運営しています。
シスプラは創業30年以上、財務会計ソフト・給与計算ソフトを開発メーカーとして全国に提供しています。

運営会社 株式会社シスプラ
サービス名 YOJiTSU
代表者 椛澤均(カバサワ ヒトシ)
設立 昭和63年4月
資本金 8000万円
事業内容 ソフトウエア開発及び販売
住所 〒370-0006 群馬県高崎市問屋町3丁目10−3
URL https://www.syspla.co.jp/