DXレポートでは、DX推進をしなければ2025年以降に12兆円の経済損失をする可能性があると警笛を鳴らしています。
この問題は大企業だけではなく、会計事務所にも影響しています。本記事では、DXという言葉の概要から、どのように取り組めばいいかをわかりやすく解説していきます。
目次
DX化とは？IT化との違い
IT化との違いや、DX化とはどういう仕組みなのかをまずご紹介します。
IT化とは？
ITとはインフォメーション・テクノロジー（Information Technology）の略で、IT化は従来アナログで行われていた作業をデジタル化するものを指します。一番わかりやすい例がコミュニケーションツールでしょうか。
これまでFAXや電話などで行っていたやり取りをEメールやチャットツールに置き換えれば、遠方にいるスタッフや顧客ともスムーズに意思疎通できます。
WEB会議(Zoomなど)を使えばスタッフとも一斉に会議ができますし、遠方の顧客ともリアルタイムで、さらに表情や資料を確認しながら打合せができます。
DX化とは？
DXとはデジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略です。仕組みとしてはデジタル化やIT化という概念に縛られず、デジタル技術を柔軟に活用することで事業や働き方に革命的な変化をもたらすことを意味します。
DX化の成功例としてわかりやすいのが、Amazonでしょうか。AmazonはIT化により、店舗に買い物に行かなくてもインターネットで買い物できるようにしました。
さらに、会員の買い物履歴から、商品ページに興味の高そうな商品を表示することで、これまで買わなかった商品も会員が買うようになりました。
また、Amazonプライムの提供により、書籍、音楽、動画などの提供でレンタルCD、DVDなどをサブスクリプションの利用に切り替えることに成功しています。
このように、よく購入するユーザーの購入思考を分析して関連する書籍をおすすめしたり、定額で電子書籍が読み放題といったサブスクリプション形式のサービスを開発したりするのは、人間の思考とデジタルを柔軟に活用したDX化という手法になります。
IT化とDX化の大きな違いは革新
IT化とDX化、どちらも混同されやすく明確な違いを説明するのは難しいと思います。ではIT化とDX化はどう違うのでしょうか？
ただ単にデータ化するという行為をIT化と一般的に言われています。例えば、アンケートのデータを全てデータ化することで、並び替えが出来たり、グラフが作れたりと取得したデータをより効率的に使用できるようになり、業務の効率化に繋げられます。
対して、DX化はデジタル技術を活用してビジネスや人々の生活に革新を起こすことを目的としています。
そのため、IT化のその先にあるのがDX化であり、DX化の一部です。
会計事務所がDX化するメリット
令和３年にデジタル庁が新設され、
電子帳簿保存法の改正
などから国内では益々IT化やDX化が注目されています。
ところが会計事務所がDX化する、というと今1つピンとこない方もいらっしゃるでしょう。
会計事務所がDX化することに対して、実際の取り組みを元にご紹介します。
・紙ベースの情報や資料をデジタル化し、保管スペースや管理コストを軽減
・チャットツールを使用してリモートワークをしているスタッフや遠方にいる取引先とリアルタイムでやり取りできる
・レシートや領収書などを画像読取り(AI-OCR)を利用して、仕訳の入力業務を軽減
・クラウドの経営支援ツールを導入し顧問先の経営改善を図る
例えば、繰り返しの作業はPRAに任せ、空いた時間で他の業務を行えば時間を効率的に使うことができます。加えて、ロボットの場合、ヒューマンエラー(凡ミス)の抑止にも繋がるため、業務効率化が図れます。
また、紙ベースの情報や資料をデジタル化することで、会計事務所内でデータを共有することがこれまで以上に容易になるでしょう。
さらに、紙で保存していたファイルがなくなることで保管場所の節約になります。
DX化することで時間や空間を効率化できるのです。
DX化する為に必要な準備
続いてDX化の進め方と準備について解説していきます。会計事務所がDX化することは「ITを積極的に活用することで、会計事務所が顧客や相談者の悩みを専門的知識を生かして解決する」ことに他なりません。そのためには以下のような準備が必要です。
●IT担当者もしくはチームを決める
●IT担当者にどのような業務を担当してもらうか決める(ソフトウエアやハードウエアのサポーターやインフラの整備、プログラマーなどの開発、ホームページ作成のためのWEBエンジニア、さらに全体を統括するシステムエンジニアなど)
●「できないこと」「できること」を分け、できないことは外部に依頼する
●IT人材の採用や育成（すでにIT技術をもった人材を採用すると効率的）
●育成のためのチーム編成や部署移動などを実施
●パソコンやインフラをDX化向けに最適化する
IT担当者をすぐに決められればいいのですが、ITツールが苦手な職員が多いケースもあります。
その場合、IT技術をもった人材を採用しその担当者を中心としたチームを編成すると混乱することなく業務を進められるでしょう。
さらにDX化のための職員への指導、ツール導入の窓口などを対応をしてもらう必要があります。
最初は「わからない」ことばかりですが、できる事から経験を積み重ねていくことで少しずつ事務所内の効率化が図れていくはずです。積極的にITを学び、事務所内でIT人材を育成することも重要です。
ITの知識と導入経験があれば、やがて顧客に対してもDX化やIT化への適切なアドバイスができます。
クラウドツールで顧問先との「経営支援」をより早く正確に
クラウドツールはパソコンにインストールする必要がなく、バージョンアップ作業も必要ないため常に最新の状態で利用できます。
インターネット上でソフト管理をしていくため、パソコンの状態に左右されません。
そのため、作業環境の統一化を図りたい時にも力を発揮します。
クラウドツールのメリットは、PCとネット環境があれば、会計事務所以外の場所(たとえば顧客の事務所や会議室など)でも利用でき、ログインすればどこでもデータを確認することができます。
バックアップを定期的にとる手間もありません。
このようにメリットの多いクラウドツールを、顧客の経営支援に活用することができます。
クラウド予実管理システムYOJiTSUで経営を見える化
クラウド予実管理システムYOJiTSUは、予実管理に特化したクラウドツールになります。 会計ソフトとは違い、会社が目指すべき目標売上を提示し、経営を見える化するツールです。 現在はコロナ禍や急激な円安、世界情勢の不安定化による原材料の高騰、人件費の増加などにより、求められる経営はよりシビアに数字で判断する必要があります。
YOJiTSUはすべての会計ソフト(例えば弥生、freee、マネーフォワードなど)と連動し、会社に必要な目標売上を算出し簡単に予算作成できます。
エクセルなどの表計算ソフトを使い毎月の会計データを集計し、予算・実績管理として予算と実際の売上や利益を比較することも可能です。
しかし、表計算ソフトの作業にはかなりの労力を要し、作成した資料の計算式には間違いが発生しやすくなります。
さらに、作成者以外に計算式がわかりにくく、資料の更新や修正などに手間がかかるというデメリットがあります。その結果、エクセルで作成した表は即効性に欠け、さらに利便性が低く、経営改善まで至らないことが多いです。
YOJiTSUは多忙な中小企業の経営者を想定して開発されました。
作成する予算も単純な昨年の2割増しと言った根拠の薄い予算ではなく、翌年の借入金の返済額と減価償却費も含めた会社が継続する為に必要な利益を基に目標売上を予算として簡単に作成できます。
会社に必要な予算を手間なく作成した後は、実際の売上実績との比較も仕訳を送信するだけで可能です。
そして、YOJiTSUでは30日間無料体験できるのも嬉しい点で、どのように運用していくのだろうという不安を実際に使用することで解消できます。また、サンプルデータですぐ体験することもできるため、どんなものかすぐ見てみたいという方も安心でしょう。
経営に欠かせない支援ツールとして導入前に細かく内容を確認できるため、初めてソフトを使用する方でも運用時のイメージを掴みやすいはずです
まとめ
今回、DX化とIT化の違い、会計士事務所がDX化を取り入れる準備やメリットをご紹介しました。
●IT化の先にあるのがDX化
●会計事務所がDX化することで作業効率を挙げられる
●DX化を検討する前にできるもの、できないものをしっかり分ける
●経営支援にクラウドシステムを使うとより速く連携がとれる
そのため会計事務所でDX化を検討する際はできるものや、できないものを分ける必要があります。
そして、経営支援ソフトを導入することでよりお客様とのデータの連携を早く実行することができるため、信頼性を上げられるでしょう。
